Cos’è l’Assemblea dei soci? Quando si riunisce?
E’ l’organo fondamentale di ogni associazione, quello cui competono le decisioni di indirizzo (cioè le decisioni sulle linee d’azione fondamentali, ad esempio, se l’Associazione dovrà/vorrà garantire assistenza legale ai soci).
L’Assemblea dei soci si può riunire in seduta ordinaria o in seduta straordinaria.
Le sedute straordinarie sono quelle che vengono convocate per decisioni che esulano dall’ordinaria amministrazione dell’Associazione, ad esempio per lo scioglimento dell’Associazione stessa, oppure per la modifica dello statuto.
Le sedute ordinarie invece sono quelle che si svolgono regolarmente per l’amministrazione dell’Associazione, come ad esempio l’approvazione del bilancio associativo o dei regolamenti dell’Associazione.
È giocoforza che sia prevista almeno una riunione ordinaria all’anno, appunto per l’approvazione del bilancio. Ma non è escluso che vi siano più sedute assembleari in un anno, se ritenuto necessario per la definizione di decisioni importanti.
Da chi è composta l’Assemblea?
L’Assemblea dei soci è formata da tutti i soci ordinari in regola con il pagamento della quota associativa annuale, senza distinzione: essi hanno tutti pari diritti.
Chi convoca le sedute dell’Assemblea dei soci? Chi le presiede?
L’Assemblea è convocata dal Presidente e dal Segretario dell’Associazione, almeno trenta giorni prima della seduta, mediante una mail che contiene l’indicazione del luogo, del giorno e dell’ora in cui essa si svolgerà e l’elenco degli argomenti posti in discussione (l’ordine del giorno). La convocazione di solito contiene già l’indicazione sia della prima che della seconda convocazione.
Non è necessario rispondere alla mail, né confermare la partecipazione.
Per motivi puramente tecnici e organizzativi, può essere utile avvisare la Segreteria della propria partecipazione qualora si intendesse partecipare per via telematica; la Segreteria provvederà quindi ad inviare le informazioni per la connessione.
L’Assemblea è presieduta dal Presidente dell’Associazione, oppure in sua mancanza dal Vicepresidente, oppure in mancanza di quest’ultimo dal Segretario dell’Associazione.
Perché si fanno due convocazioni?
Per statuto, la prima convocazione dell’Assemblea, per essere valida e quindi perché le sue decisione e deliberazioni abbiano efficacia, deve avere la partecipazione di almeno la metà più uno dei soci aventi diritto al voto. La seconda convocazione, invece, è valida indipendentemente dal numero dei soci partecipanti.
Il fatto di convocare l’Assemblea direttamente “in seconda convocazione” consente di ovviare al problema del numero delle presenze.
Quali funzioni ha l’assemblea dei soci?
L’Assemblea decide le linee programmatiche dell’Associazione, in particolare essa:
- approva il bilancio preventivo, il conto consuntivo e la relazione di attività (per questo motivo essa si riunisce almeno una volta l’anno);
- discute ed approva i programmi di attività;
- elegge tra i soci i componenti del Consiglio Direttivo e ratifica la eventuale sostituzione dei membri del Consiglio Direttivo;
- approva l’eventuale regolamento e le sue variazioni;
- delibera sulla quota associativa annuale;
- delibera su tutti gli altri oggetti sottoposti al suo esame dal Consiglio Direttivo;
- delega il Consiglio Direttivo a compiere tutte le azioni necessarie a realizzare gli obiettivi definiti dall’Associazione stessa.
Cos’è il verbale dell’Assemblea? A cosa serve?
Un verbale è il documento ufficiale di riferimento per conoscere le decisioni (deliberazioni) di un organo collegiale (cioè di un organo formato da un gruppo di persone); esso ha valore legale e riporta i riferimenti spazio-temporali della seduta cui si riferisce, i nomi dei partecipanti alla seduta, l’ordine del giorno posto in discussione, cioè le tematiche su cui si è stati chiamati a decidere, ed infine le decisioni prese, con un breve riassunto del dibattito.
I verbali delle Assemblee contengono quindi le decisioni assunte dai soci e sono perciò il punto di riferimento di tutta l’attività del Consiglio Direttivo, dei Comitati Esecutivi e dei soci.