Il Consiglio Direttivo di LAIF ha approvato in data 16 gennaio 2020 il seguente regolamento, riguardante i rimborsi delle spese sostenute per l’Associazione:
Sono rimborsabili le spese sostenute da qualsiasi associato, nell’espletamento delle funzioni relative ad attività tendenti a produrre utilità per l’Associazione.
Tali attività dovranno essere coerenti con le finalità statutarie.
Le spese saranno rimborsabili nei limiti del bilancio e nella misura definita di volta in volta dal consiglio direttivo, previa ricognizione dell’assetto del bilancio stesso. E’ opportuno che venga salvaguardata una quota di bilancio almeno pari a 500 €, oltre alle spese fisse annuali.
Nel caso di sopraggiunta indisponibilità di bilancio per cause di forza maggiore, tra il momento dell’approvazione consigliare e la effettiva liquidazione, la medesima (in toto o in parte) verrà erogata non appena la disponibilità di bilancio lo consentirà. Nel caso di un rimborso parziale, si rispetterà la regola della proporzionalità fra tutte le richieste in attesa di liquidazione presenti in quel periodo. In queste condizioni, nel caso di spese minori o uguali a 20 €, si rimborserà l’intera somma, per evitare lungaggini burocratiche su cifre irrisorie.
La richiesta di rimborso, con l’indicazione dell’attività a cui è correlata e dell’ammontare preventivato, dovrà essere inoltrata al Consiglio Direttivo in via ordinaria, ed in via straordinaria per casi d’urgenza alla presidenza e alla segreteria.
Nel primo caso, la richiesta verrà autorizzata dal Consiglio con una deliberazione; nel secondo, verrà autorizzata dalla presidenza e dalla segreteria e tale decisione verrà posta in ratifica nel primo consiglio successivo.
La liquidazione del rimborso avverrà previa presentazione delle pezze giustificative corrispondenti, salvo il caso del rimborso chilometrico per spostamenti con autoveicoli privati, di cui al punto 9, laddove la liquidazione avverrà previo calcolo del prodotto della minima distanza, o comunque quella più opportuna, per la tariffa chilometrica di cui al puto 9. La richiesta definitiva potrà scostarsi da quella preventiva per motivazioni documentabili e nella misura dettata dal buonsenso. Situazioni in questo ambito e che incidono oltre questa misura e/o che potenzialmente possono alterare la stabilità del bilancio dovranno essere valutate dal consiglio direttivo; nel caso la maggior spesa venga accordata e non vi sia disponibilità di bilancio si procederà come da art. 4.
Verificate le condizioni di cui al presente regolamento, la tesoreria effettua le liquidazioni senza ulteriore discussione in consiglio direttivo, se i rimborsi richiesti non superano il preventivo approvato.
La liquidazione dei rimborsi avverrà nel più breve tempo dopo la richiesta finale di rimborso corredata della documentazione a supporto, compatibilmente con le possibilità operative ed organizzative e comunque almeno in quattro momenti nell’anno: alla fine dei mesi di marzo, giugno, settembre e dicembre, per le richieste pervenute nei mesi precedenti a questi momenti.
I rimborsi per spostamenti in automobile o altri mezzi privati motorizzati saranno rimborsati al costo chilometrico comune di 0,20 €/km.
Nel caso di spostamenti con mezzo pubblico, sarà rimborsato il costo del biglietto.
In caso di possibilità di scelta a pari condizioni, verrà rimborsata l’opzione più economica.
Casi particolari verranno valutati di volta in volta.
Per i rimborsi di vitto, si stabilisce una cifra di 5 €/giorno una tantum per attività che implichino questa necessità.
Nel caso gli spostamenti con mezzi propri possano essere effettuati in forma condivisa, il rimborso sarà accordato ad un unico soggetto.
Non sono rimborsabili le spese derivanti dalla partecipazione ai Consigli Direttivi in presenza e all’Assemblea dei Soci Ordinaria e Straordinaria.
