Al fine di dare attuazione, in particolar modo, all’art.12 dello Statuto, primo capoverso (ciascun socio ha diritto a partecipare effettivamente alla vita dell’associazione ed a tutte le iniziative da questa poste in essere) ed alla “carta dei servizi, diritti e doveri dei soci LAIF”, si stabilisce la seguente articolazione delle attività.

Sono possibili tre diverse modalità di svolgimento del Consiglio Direttivo LAIF: in presenza, online (via skype o altro) e via email.
Ciascun consiglio potrà essere inoltre riservato ai consiglieri, o aperto anche alla partecipazione dei soci e/o simpatizzanti. La scelta di una o dell’altra modalità sarà competenza del Consiglio stesso in relazione al carattere degli argomenti trattati, con particolare riferimento alla rilevanza dei fattori di privacy.
Nel caso di consiglio aperto, i soci che lo desiderano potranno partecipare sia alla fase di raccolta di contributi sia al dibattito durante la seduta, se questa avviene in presenza o online; la votazione è riservata ai consiglieri. Quest’ultima sarà sempre palese nei consigli via mail e online, mentre nei consigli in presenza la votazione usualmente sarà palese, ma, su richiesta anche di un solo consigliere, sarà segreta.

PRIMA FASE DI PARTECIPAZIONE DEI SOCI ALLA DISCUSSIONE: LA RACCOLTA DI CONTRIBUTI

Dal momento della convocazione del consiglio, e preferibilmente entro 24 ore prima dell’inizio del consiglio stesso (ovvero, nel caso di consiglio via mail, preferibilmente entro 24 ore prima della votazione via mail), i soci potranno partecipare al dibattito sui singoli punti all’ordine del giorno leggendo le proposte ed eventualmente anche postando contributi propri. Infatti, in Area soci – Convocazioni del Consiglio Direttivo – nella pagina sottostante la convocazione della seduta di consiglio si troverà uno spazio dedicato per ciascun punto all’odg, comprendente sia le proposte sia i materiali e/o documenti fino a quel momento prodotti sul tema e visionabili da tutti i soci. Cliccando su “rispondi”, ogni socio avrà la possibilità di intervenire sul punto corrispondente.
Ogni parere/contributo conterrà: la visione personale, il riferimento allo Statuto e/o alla carta dei diritti e dei doveri del socio (implicitamente o esplicitamente). Nel caso di espressione di dissenso, in applicazione di un atteggiamento di “critica costruttiva”, la discordanza dovrà essere accompagnata da motivazioni argomentate (anche legate allo Statuto e/o alla carta dei diritti e doveri) oltre che da un’eventuale proposta alternativa.
In attuazione dell’ottavo capoverso della carta dei diritti e doveri (“Dovere del socio LAIF sarà perciò quello di assumere sempre un atteggiamento propositivo e rispettoso verso tutti i soci, verso gli obiettivi comuni …”) e dei principi contenuti nello Statuto, non verranno pubblicati i contributi che non siano in linea con le indicazioni di cui sopra.
Per lo stesso motivo, il silenzio avrà il valore dell’assenso; questo in considerazione del carattere attivo della partecipazione ai lavori e per non creare “zone di stagnazione”. Infatti, se si formano delle discordanze, è utile per l’associazione che si manifestino e che risuonino in termini progettuali nell’avanzamento di ipotesi alternative.

Questa fase di raccolta di contributi si chiude al massimo 24 ore prima della votazione, in modo da consentire ai consiglieri di esaminare in un tempo minimo gli argomenti pervenuti.
Tali contributi verranno allegati al verbale, alla stregua di quelli raccolti nella medesima sede provenienti dai consiglieri.
Tutti i contributi pervenuti oltre il tempo limite indicato saranno valutati comunque dal Consiglio Direttivo durante la seduta, ma non vi è garanzia della possibilità di risolvere eventuali questioni che richiedano approfondimenti o analisi specifiche e quindi un certo tempo di riflessione o indagine. Tali eventuali punti verranno completati in un consiglio successivo.

SECONDA FASE DI PARTECIPAZIONE DEI SOCI ALLA DISCUSSIONE: LA SEDUTA

La partecipazione a questa seconda fase non è possibile se la votazione del consiglio avviene via mail. Coloro che intendessero partecipare in via telematica ad una seduta online o in presenza, lo devono comunicare alla segreteria almeno 24 ore prima dell’inizio della seduta, per definire gli aspetti tecnici.

L’adozione della modalità di svolgimento del Consiglio Direttivo dipenderà dai fattori di opportunità anche logistica, nell’ottica comunque di garantire una sufficiente efficacia gestionale che possa sintetizzare i fattori di dislocazione geografica dei consiglieri e dei soci, quelli di necessità decisionali legate all’attività dell’associazione e quelli connessi con l’istanza di partecipazione richiamata in esordio.
Nel caso anche un solo consigliere richiedesse ulteriore tempo per esaminare uno o più punti all’ordine del giorno, la votazione di tali punti sarà posticipata alla data richiesta dal richiedente. Il posticipo potrà essere di un tempo commisurato alla complessità dei temi in questione; indicativamente un posticipo standard potrebbe essere di otto giorni, nel frattempo il dialogo rimane attivo.

In particolari circostanze, la seduta del consiglio potrà assumere carattere d’urgenza e le tempistiche e modalità di cui sopra verranno applicate nella misura consentita dal caso.

Per quanto non compreso nelle presenti note si fa riferimento a condotte di buon senso da commisurare alla natura delle situazioni, nel tentativo di perseguire gli obiettivi statutari nel modo più efficace.